Office Manager

HelloFlex group

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en spontane collega die de HelloFlex group komt versterken. Het betreft hier een functie als Office Manager.

Standplaats:
Hilversum

Aantal Uren:
32-40

Wie zijn wij?

Al bijna 20 jaar bieden wij een totale softwareoplossing voor uitzendbureaus, detacheerders, werving- en selectiebureaus en payrollkantoren. De afgelopen jaren zijn we hard gegroeid en jij kan met ons meegroeien! Er heerst bij ons een open bedrijfscultuur met korte communicatielijnen, waarbij er volop ruimte is voor ontwikkeling en eigen initiatief. Naast hard werken en plezier maken, vinden wij het ook belangrijk om samen te sporten en te genieten van een gezonde lunch en heerlijke koffie!

Dit ga je doen

Als Office Manager fungeer jij als de spin in het web van onze organisatie en bied je secretariële, administratieve en facilitaire ondersteuning aan alle afdelingen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • 1e lijns telefoontjes beantwoorden en naar de desbetreffende persoon/afdeling doorverbinden.
  • Gasten ontvangen.
  • Agendabeheer.
  • Het organiseren en plannen van zowel interne als externe bijeenkomsten en het boeken van zakenreizen en accommodaties.
  • Het notuleren van vergaderingen en uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
  • Verantwoordelijk voor de volledige (inkoop-)contractadministratie.
  • Zorgdragen voor onderhoud, de beveiliging en een representatieve uitstraling van het kantoorpand.
  • Het bestellen en bijhouden van kantoorartikelen en lunchbenodigdheden; daarbij verantwoordelijk voor een up-to-date voorraadoverzicht.
  • Inzichtelijk maken en houden welke verzekeringen van toepassing zijn en contact onderhouden met de verzekeraars.
  • Vacatureteksten schrijven/uitwerken en verantwoordelijk voor de coördinatie van het W&S- en recruitmentproces.


Dit breng je mee

  • Een afgeronde mbo+ opleiding in een secretariële of administratieve richting.
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Office Manager, secretaresse of vergelijkbaar, bij voorkeur in de ICT- en/of uitzendbranche.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Goede communicatieve en sociale vaardigheden.
  • Gedegen kennis van en ervaring met MS Office.
  • Een proactieve, gastvrije houding en een representatieve uitstraling.
  • Een initiatiefrijk vermogen en stressbestendigheid.

Een assessment van MatchQ maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.


Wat bieden wij jou?

  • Een uitdagende functie met volop kansen om je talenten te ontwikkelen.
  • Een marktconform salaris, afhankelijk van jouw leeftijd, opleiding en werkervaring.
  • 26 vakantiedagen (op basis van een 40-urige werkweek) en 8% vakantiegeld.
  • Een maximale reiskostenvergoeding.
  • Voldoende opleidings-, ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden.
  • Een premievrij pensioen.
  • Een laptop van de zaak.
  • Een goede en ambitieuze werksfeer.
  • Leuke, gezellige bedrijfsuitjes!